Gewerkte uren bijhouden in Excel | Gratis template en de beste alternatieven

Ben je benieuwd naar hoe je het beste de gewerkte uren van jou (of je team) kunt bijhouden in Excel? Op deze pagina geven wij onze tips, een gratis template en de beste alternatieven voor het bijhouden van de gewerkte uren in Excel

De gewerkte uren bijhouden: het is vrijwel niemands hobby. Toch is de urenregistratie binnen iedere onderneming of project van groot belang. Het geeft inzicht in het aantal bestede uren én zorgt ervoor dat de salarissen of uren op een eerlijke manier worden uitbetaald. Ondernemers zijn nog vaak verdeeld over wat nu eigenlijk de beste manier is om de urenadministratie bij te houden, sommige maken enkel gebruik van een word-document, of noteren de gewerkte uren in hun agenda. Toch zien we dat deze methodes vaak niet het gewenste overzicht bieden, en zelfs voor verwarring of dubbel werk kunnen zorgen.

Powered By:

De gewerkte uren bijhouden: het is vrijwel niemands hobby. Toch is de urenregistratie binnen iedere onderneming of project van groot belang. Het geeft inzicht in het aantal bestede uren én zorgt ervoor dat de salarissen of uren op een eerlijke manier worden uitbetaald. Ondernemers zijn nog vaak verdeeld over wat nu eigenlijk de beste manier is om de urenadministratie bij te houden, sommige maken enkel gebruik van een word-document, of noteren de gewerkte uren in hun agenda. Toch zien we dat deze methodes vaak niet het gewenste overzicht bieden, en zelfs voor verwarring of dubbel werk kunnen zorgen.

Powered by SaasCity

Haal het meeste uit je software, Via SaasCity worden zakelijke gebruikers en SaaS-aanbieders geïnformeerd, geadviseerd en verbonden met elkaar.

Ga naar SaasCity

De voordelen van urenregistratie Excel

Relatief goedkoop

Ga je gewerkte uren bijhouden in Excel (template)? Dan hoef je waarschijnlijk geen extra investeringen te maken in nieuwe software. Vrijwel iedere organisatie of ondernemer maakt al gebruik van het Microsoft officepakket, waar Excel automatisch bijzit. Dit maakt de urenregistratie in Excel relatief goedkoop, omdat er dus geen extra kosten aan verbonden zitten

Weinig kennis nodig

Voor Excel heb je relatief weinig kennis nodig. Je hoeft geen urenlange training te volgen of YouTube door te spitten voor een relevante tutorial om goed met het programma overweg te kunnen. Ook financiële kennis is geen vereiste, omdat berekeningen in Excel aan de hand van formules worden gemaakt. Die rekenmachine is dus niet meer nodig

Automatische backup

In office kun je automatische backups instellen. Zo zorg je ervoor dat de urenregistratie nooit verloren gaat

Gemakkelijk in gebruik

Het zal dus vast niet de eerste keer zijn dat je te werk gaat in Excel. Dat is een groot voordeel, want je hoeft jezelf (en je medewerkers) dus geen nieuwe software aan te leren. Het gebruik van Excel spreekt veelal voor zich en is net als Word en Powerpoint gemakkelijk in gebruik.  Bovendien biedt het programma veel mogelijkheden

(Gratis) templates

Voor de gewerkte uren bijhouden in excel kun je gebruik maken van een template. Vaak zijn deze gratis te downloaden of voor een leuk prijsje

Beter plannen

Aan de hand van het overzicht in Excel, kun je beter gaan plannen en tijd managen. Met als gevolg hogere productiviteit en hogere winstgevendheid

Urenregistratie Excel template

Hoewel Excel niet per definitie gemaakt is als een puur urenregistratie systeem, kun je wel gebruik maken van al bestaande sjablonen. Daarnaast zijn er veel templates op de markt waarmee je heel eenvoudig je uren kunt bijhouden. Deze templates zijn gebruiksvriendelijk en ook geschikt voor wanneer je weinig boekhoudkundige kennis hebt. Maar wat bevat nou eigenlijk in een goede Excel urenregistratie template?

Er zijn een aantal factoren die je sowieso dient te registreren tijdens je urenadministratie in Excel. In elk geval registreer je: 

• De datum
• De klant, opdrachtgever of het desbetreffende project
• Omschrijving de activiteit of taak
• Directe en indirecte uren
• Uurloon
• Het aantal gemaakte uren
• Omzet 
• Het budget

Het belang van urenadministratie

Bij het bijhouden van de urenadministratie, denkt men vaak alleen aan het financiële belang. Juist om die reden wordt het registreren van de gewerkte uren vaak gezien als een vervelende klus.  Het wordt geacht als iets tijdrovends of een klus die alleen besteed is aan mensen met een goed financieel inzicht. Om deze reden wordt de urenregistratie vaak uitbesteed of juist met de Franse slag gedaan. Dat is zonde, want een goede urenregistratie kan leiden tot een hogere winstgevendheid.  Of je nu actief bent in de mobiliteitssector, IT of in de dienstverlening, iedere branche kan profiteren van een goede urenregistratie.  De essentie van het bijhouden van de urenadministratie reikt verder dan alleen het uitbetalen van het loon of het berekenen van een uurtarief.  

Door het schrijven van je uren, maak je inzichtelijk hoeveel tijd er ergens aan wordt besteed, bijvoorbeeld aan een bepaalde taak of project fase. Om de gewerkte uren bij te houden kun je gebruik maken van (gratis) software, boekhoud apps of Excel. Ga je je gewerkte uren bijhouden in een Excel template? Dan krijg je inzicht in de kosten, marges en productiviteit. Zo kun je gaan voorkomen dat je inkomsten misloopt, verhoog je je marges en krijg je inzicht in waar de kansen en verbeteringen liggen.  Reden zat dus om te beginnen met je gewerkte uren bijhouden in een Excel template

Uren bijhouden als ZZP’er

Werk je als ZZP’er of freelancer aan een project? Dan word je dagelijks geconfronteerd met de urenadministratie. Dit is niet verplicht, maar wel verstandig. Want zonder urenregistratie, heb je geen inzicht in je tijdsbesteding. Vooral als je aan meerdere projecten tegelijkertijd werkt, is dit van groot belang. Het maakt inzichtelijk wat je wanneer hebt gedaan. Bovendien kun je zo een goed uurtarief berekenen, en helpt het je om duidelijk te communiceren naar je opdrachtgever over de status, voortgang en kosten van het project of de opdracht waar je aan werkt.

Daarnaast biedt een urenregistratie ook fiscale voordelen voor ZZP’ers. Het registeren van je uren toont je legitimiteit als ondernemer aan. Je komt dan voor verschillende fiscale voordelen in aanmerking. Als je voldoet aan het urencriterium van 1225 uur, betaal je bijvoorbeeld minder belasting. Dit urencriterium van 1.225 uur geldt per kalenderjaar, en komt neer op ongeveer 25 uur per week. Haal je die 1.225 uren niet? Dan kun je wel ondernemer zijn, maar geen zelfstandigenaftrek en startersaftrek toepassen.

Door je gewerkte uren bij te houden in excel, zie je direct of je het urencriterium wel of niet hebt gehaald. Hier kun je ook alvast mee beginnen als je nog niet ingeschreven staat bij de KvK. Want de uren die gemaakt zijn ter voorbereiding, tellen ook mee. Door gewerkte uren bijhouden in Excel, bereken je de uren die je maakt om tot je onderneming te komen. 

Werk je niet als ZZP’er, maar ben je bijvoorbeeld eigenaar van een bv of nv? Dan gelden deze voordelen niet. Maar ook dan is de urenregistratie essentieel, bijvoorbeeld voor de vennootschapsbelasting. Door de urenadministratie bij te houden bereken je hoe winstgevend je bedrijf is

Urenadministratie binnen projectmanagement

Zijn jouw projecten eigenlijk wel winstgevend? Als je deze vraag direct met een ja of nee kan beantwoorden, dan kun je ervan uit gaan dat het welgesteld is met jouw urenadministratie. Maar moet je hiervoor eerst in de cijfers duiken? Dan kan de urenadministratie waarschijnlijk een behoorlijke opfrisbeurt gebruiken. Door gewerkte uren bij te houden in Excel, zorg je ervoor dat projecten rendabel blijven. Met een inzicht in de gewerkte uren, van jou, de projectmanager en/of het team, creëer je een inzicht wat je zal gaan helpen op de juiste beslissingen te maken. 

De gewerkte uren bijhouden in Excel kun je indirect zien als een methode om je project anders in te richten en er meer geld aan te verdienen.  Het overzicht van urenregistratie in Excel biedt inzage in waar de knelpunten liggen, bijvoorbeeld in de productiviteit van het team of in de planning. Hoe kun je de uren anders gaan benutten? Goed inzicht is daarvoor vereiste

Powered by SaasCity

Haal het meeste uit je software, Via SaasCity worden zakelijke gebruikers en SaaS-aanbieders geïnformeerd, geadviseerd en verbonden met elkaar.

Ga naar SaasCity

De nadelen van urenregistratie Excel

Onoverzichtelijk

Hoewel Excel een eenvoudige tool is je uren mee bij te houden, kan het al snel onoverzichtelijk worden. Zo krijg je bij meerdere projecten of medewerkers al snel te maken met verschillende tabbladen. Hierdoor kan de urenadministratie binnen korte tijd onoverzichtelijk worden

Hogere kans op fouten

Wanneer je gebruik maakt van Excel om handmatig de urenadministratie uit te voeren, heb je doorgaans te maken met een hogere kans op fouten

Arbeidsintensief

Om ervoor te zorgen dat jouw urenadministratie duidelijk en overzichtelijk in Excel staat, moet je vaak intensief bezig zijn met het bijhouden hiervan

Niet overal en altijd toegankelijk

In tegenstelling tot een urenregistratie tool, kun je Excel vaak alleen op één apparaat gebruiken. Dit kan vervelend zijn als je aan verschillende projecten werkt en de uren direct in wilt voeren

Powered by SaasCity

Haal het meeste uit je software, Via SaasCity worden zakelijke gebruikers en SaaS-aanbieders geïnformeerd, geadviseerd en verbonden met elkaar.

Ga naar SaasCity

Onze top partners

Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis!

Cijfer:
5.0
Pros:
  • Gemakkelijk factureren en uren registreren
  • Inclusief ondersteuning per telefoon of e-mail
  • Komt met handige koppelingen
  • Regel je complete boekhouding
Bekijk Nu Bekijk Review

Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat.

Cijfer:
3.0
Pros:
  • Keuze uit verschillende pakketten
  • 30 dagen gratis demo
  • Koppel makkelijk 220+ handige apps
  • De keuze van ruim 9000 accounts
Bekijk Nu

Gripp is hét alles-in-één pakket wat het overzicht weer terugbrengt in jouw organisatie. Of het nu gaat om die perfecte offertes met een druk op de knop, het overzicht van wie wat aan het doen is, of het strakke debiteurenbeheer: het kan allemaal met Gripp.

Pros:
  • Meer dan 1500 tevreden klanten
  • Jarenlange ervaring
  • Korting vanaf 4 gebruikers
Cijfer:
4.0
Bekijk Nu
Lasso Brag

Wij helpen je graag op weg

Conclusie: het aanbod in bedrijfssoftware is groot. Dit lijkt heel praktisch, maar in de praktijk blijkt dit voordeel ook meteen een nadeel. Veel bedrijven ervaren het grote aanbod juist als struikelblok voor het maken van een overwogen keuze voor bedrijfssoftware. Wij helpen je daarom om deze keuze wat eenvoudiger te maken. Zo kun je oriënteren, pakketten vergelijken en reviews lezen, waarmee je de beste keuze kunt maken.

Wij zijn als website aan geen enkele aanbieder verbonden. We streven er dan ook naar om je van de meest objectieve informatie te voorzien zonder je te willen beïnvloeden bij je keuze, maar wel om je te helpen bij het maken van deze beslissing. Ben je op zoek naar specifieke informatie, heb je aanvullingen op deze informatie of heb je andere suggesties? 

Het laatste nieuws over software op apparata

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *