Voor veel projecten is het normaal om klanten per uur te factureren voor werk dat voor hen wordt uitgevoerd. In die gevallen gaat het simpelweg om de uren bijhouden en vervolgens een “uurtje-factuurtje”. In sommige gevallen word je echter betaald voor de oplevering van het project of het product, ongeacht de tijd die er ingestoken word. De hieraan gewerkte uren hoeven dus niet naar de eindklant toe gefactureerd te worden. Maar zelfs als er geen uurfacturering is voor bepaalde projecten, is uren bijhouden nog steeds zinvol. Waarom? Laten we eens kijken naar de voordelen en de beste tools.
Powered by:
Waarom uren bijhouden?
Het bijhouden van de gemaakte uren zorgt ervoor dat je precies weet hoeveel werk er verricht kan worden binnen een bepaalde tijd. Daarnaast is het bijhouden van uren belangrijk voor het betalen van de lonen zodra je mensen in dienst hebt.
Hoewel urenregistratie niet verplicht is als zzp’er, is het wel belangrijk bij het verantwoorden van gewerkte uren. Daarnaast is urenregistratie erg belangrijk, omdat er sprake is van een urencriterium voor zzp’ers. Het urencriterium voor een zzp’er staat op tenminste 1225 uur per jaar. Een zzp’er heeft alleen recht op de zelfstandigenaftrek als hij of zij met zijn urenadministratie kan aantonen dat hij deze uren gewerkt heeft. Dit geldt ook voor mogelijke startersaftrek en meewerkaftrek.
De beste tools voor urenregistratie
In samenwerking met SaasCity hebben we onze 3 favoriete urenregistratie op rij gezet
Powered by SaasCity
De voordelen van tijdsregistratie
Urenregistratie is de makkelijkste en meest directe manier om de prestaties van een team te beoordelen en te analyseren. Verzamelde gegevens over de gefactureerde uren helpen je het grote geheel te zien, de productiviteit binnen je activiteiten beter te begrijpen en om erachter te komen wat kan en moet worden geoptimaliseerd.
Als de uren correct en nauwkeurig worden bijgehouden, helpt het je team om activiteiten te vermijden die niet direct bijdragen aan de waarde van het project, bijvoorbeeld te veel tijd besteden aan het lezen van e-mails of communiceren met collega’s.
Een duidelijke urenregistratie kan de teamleden motiveren
Voor je werknemers zelf maken urenregistratiegegevens het mogelijk om hun eigen productiviteit en prestaties te analyseren en te zien wat er verbeterd en geoptimaliseerd kan worden.
De inzichten die je uit de urenregistratie haalt, kunnen vaak een eye-opener zijn. Hoeveel tijd besteed je aan het surfen op internet, het doorlopen van je inbox of het zoeken naar dat ene document? We hebben vaak de neiging deze te zien als kleine dagelijkse bezigheden, maar dit stapelt zich vaak op. Bij elkaar opgeteld zijn het soms de meest tijdrovende bezigheden in je werkweek.
Een goede basis voor verdere planning
Urenregistratiegegevens van eerdere perioden geven je inzicht in hoeveel tijd er nodig is om specifieke taken uit te voeren. Er zijn twee belangrijke vragen om te stellen bij het reviewen van de gedane taken:
- In hoeverre heeft deze taak bijgedragen aan de directe of indirecte winst van de onderneming?
- Hoe kan ik zo veel mogelijk leren van de manier waarop deze taak is afgehandeld?
De antwoorden op deze vragen geven je een goed idee van de reikwijdte van je bedrijf en de soort projecten die je oppakt. Naar aanleiding hiervan krijg je een beter idee welke toekomstige projecten je het beste kunt aannemen of afwijzen.
Beter gebruik van je resources en personeel
Een goed overzicht van de gewerkte uren geeft je waardevolle inzichten in je resources die je nodig hebt voor je opdrachten. Het laat zien of een afdeling meer middelen of personeel nodig heeft en het geeft je inzicht in wie de meeste waarde toevoegt binnen het team.
Misschien kom je er zelfs achter dat één persoon het meeste werk doet! In die situatie moet er misschien iets worden veranderd om iedereen op hetzelfde niveau te brengen, bijvoorbeeld herverdeling of het delen van verantwoordelijkheid en werklast.
Conclusie
Het is belangrijk om een lijst te maken van alle behoeften en verwachtingen die je hebt voor een urenregistratiesysteem, en deze te bespreken met verschillende afdelingen binnen je bedrijf. Dit geeft je een beter beeld van de specifieke vereisten die je bedrijf heeft en helpt je bij het kiezen van een systeem dat het beste aansluit op de workflow van je bedrijf.
Het is ook belangrijk om te overwegen welke apparaten en platforms je wilt ondersteunen, en of je op zoek bent naar een online tool of software. Dit helpt je om de meest geschikte optie te kiezen die aansluit bij de specifieke vereisten van je bedrijf.
Als je een klein bedrijf hebt, is het verstandig om te kijken naar ons artikel over top 10 urenregistratiesystemen voor kleine bedrijven. Als je een groter bedrijf hebt, kan onze gids voor het kiezen van een urenregistratiesysteem voor grotere bedrijven je helpen om een geschikt systeem te kiezen.
Houd er rekening mee dat het kiezen van een geschikt urenregistratiesysteem niet alleen gaat over het selecteren van een systeem dat past binnen je workflow, maar ook over het selecteren van een systeem dat gemakkelijk te gebruiken is voor je medewerkers, en waar er voldoende ondersteuning is van de leverancier voor eventuele problemen of vragen die kunnen ontstaan. Daarnaast is het ook belangrijk om te overwegen of de software kan integreren met andere software die je al gebruikt, zoals boekhoudsoftware (bv. e-boekhouden) of projectmanagement software. Dit kan de efficiëntie en de nauwkeurigheid van je urenregistratie aanzienlijk verbeteren.
.
Meer weten over de urenregistratie?
Populaire artikelen
Fortnite Chapter 5 Season 3: einddatum en vooruitblik op volgend seizoen
Call of Duty: Black Ops 6: wat kunnen we verwachten?
Microsoft CEO optimistisch over toekomst van AI
