Een up-to-date en overzichtelijke boekhouding is belangrijk in iedere onderneming. Of dit nu een kleine ZZP is of een grote onderneming, een goede financiële administratie is de basis van ieder bedrijf. We zetten hier alle voor- en nadelen van online boekhouden in de Cloud voor je op een rij.
Wat is het belang van een goede boekhouding?
Powered by:
In je boekhouding zorg je ervoor dat je alle financiële administratie bijhoudt en inzichtelijk hebt. Hoe groter de onderneming, hoe meer informatiestromen het bedrijf te verwerken heeft. Een boekhoudprogramma zorgt ervoor dat al deze informatie veilig is opgeslagen en tevens is geordend. Zo kun je altijd bij de gegevens die je nodig hebt. Hierdoor worden ook de loonadministratie en belastingaangifte een stuk eenvoudiger.
Onze favorieten op een rij
In samenwerking met SaasCity hebben we onze 3 favoriete urenregistratie op rij gezet
Powered by SaasCity
Waarom online boekhouden? De voordelen van online boekhouden in de Cloud
Door je boekhouding online te doen, krijg je te maken met een aantal voordelen. Omdat de software in de Cloud staat, heb je niet een specifieke computer nodig voor je boekhouding, maar staat de informatie gewoon online. Zo heb je altijd toegang tot de informatie die je nodig hebt, thuis én onderweg. Met online boekhoudsoftware kun je ook via je telefoon en tablet je boekhouding bijhouden. Zo loop je nooit het risico dat je onverhoopt iets vergeet in te voeren. Je hoeft geen softwarepakket op je computer te installeren, maar kunt altijd bij je boekhouding als je een internetverbinding hebt. Bij sommige boekhoudsoftware kun je ook gebruik maken van een mobiele app. Hiermee kun je bonnetjes of documenten meteen inscannen en opslaan. Dit maakt je boekhouding nog een stuk eenvoudiger en sneller.
Bij desktop software moet je een vaak een groot bedrag neerleggen om een softwarepakket te kopen. Wanneer je dit in de Cloud doet, koop je niet het programma maar betaal je voor het gebruik ervan. Dit wordt ook wel SaaS – Software as a Service – genoemd.
Dit houdt ook in dat je vaak niet te maken krijgt met een grote initiële investering. Bij de meeste boekhoudsoftware in de Cloud kun je hiervan gebruik van maken door een abonnement af te sluiten. Zo betaal je maandelijks een bedrag en kun je makkelijk op- of afschalen als de behoeftes van de organisatie veranderen.
Daarnaast is het voordeel van een digitale boekhouding dat je makkelijk samen kunt werken met je boekhouder online. Zo kun je ieder moment je eigen administratie inzien, en ook bekijken welke administratie je boekhouder verricht. Als er veranderingen plaatsvinden, kun je deze direct doorvoeren en is je boekhouder meteen op de hoogte.
Waar je met een desktop boekhoudprogramma altijd bij je gegevens kunt, heb je bij een programma in de cloud toegang tot het internet nodig. Zonder internetverbinding kun je je gegevens niet inzien of wijzigen.
Hoewel je bij SaaS boekhoudsystemen vaak niet te maken krijgt met een hoge initiële inleg, moeten er wel maandelijkse kosten worden betaald. Deze kosten kunnen hoger worden als je bijvoorbeeld meer transacties doet.
Waar moet je rekening mee houden bij het kiezen van een boekhoudprogramma in de cloud?
Als je overweegt over te stappen of te beginnen met een online boekhoudprogramma, is het belangrijk dat je goed kijkt naar een aantal zaken:
Controleer
Controleer of de boekhoudsoftware voldoet aan alle veiligheidseisen. Bij het doen van de financiële administratie worden veel persoonsgegevens verwerkt. Het is daarom belangrijk dat de software voldoet aan alle privacy- en veiligheidseisen. Zorg ervoor dat je weet waar de data wordt opgeslagen en hoe de veiligheid gegarandeerd wordt.
Analyseer
Analyseer goed of de boekhoudsoftware ook in de toekomst nog voldoet aan alle eisen. Verwacht je dat je organisatie gaat groeien of krimpen? Zoek dan naar een pakket dat schaalbaar is. Zo kun je makkelijk op- of afschalen als de situatie binnen de onderneming verandert.
Vergelijk
Vergelijk de functionaliteiten van verschillende boekhoudprogramma’s en kijk goed naar welke functies jij op het moment het meeste gebruikt. Zo kun je een pakket kiezen dat het beste aansluit op jouw situatie.
Conclusie
Het is belangrijk om een lijst te maken van alle behoeften en verwachtingen die je hebt voor een boekhoudprogramma, en deze te bespreken met verschillende afdelingen binnen je bedrijf. Dit geeft je een beter beeld van de specifieke vereisten die je bedrijf heeft en helpt je bij het kiezen van een systeem dat het beste aansluit op de workflow van je bedrijf.
Het is ook belangrijk om te overwegen welke apparaten en platforms je wilt ondersteunen, en of je op zoek bent naar een online tool of software. Dit helpt je om de meest geschikte optie te kiezen die aansluit bij de specifieke vereisten van je bedrijf.
Als je een klein bedrijf hebt, is het verstandig om te kijken naar ons artikel over top 10 boekhoudprogramma voor kleine bedrijven. Als je een groter bedrijf hebt, kan onze gids voor het kiezen van een boekhoudprogramma voor grotere bedrijven je helpen om een geschikt systeem te kiezen.
Houd er rekening mee dat het kiezen van een geschikt boekhoudprogramma niet alleen gaat over het selecteren van een systeem dat past binnen je workflow, maar ook over het selecteren van een systeem dat gemakkelijk te gebruiken is voor je medewerkers, en waar er voldoende ondersteuning is van de leverancier voor eventuele problemen of vragen die kunnen ontstaan. Daarnaast is het ook belangrijk om te overwegen of de software kan integreren met andere software die je al gebruikt, zoals projectmanagement software. Dit kan de efficiëntie en de nauwkeurigheid van je boekhouding aanzienlijk verbeteren.
.